Teletrabajar en grupo y convertirse en un equipazo

Los grupos humanos son difíciles de gestionar y, si es a distancia, aún más. Pero que no cunda el pánico, en este post te doy las claves para teletrabajar en grupo y no morir en el intento: organización, liderazgo, sentimiento de grupo, y, como en todo, muchas ganas y buena actitud.

Organización como base de teletrabajar en grupo 

Un miembro del equipo organizado es un tesoro: hará que el teletrabajo en grupo sea sencillo. Los ingredientes clave para una buena organización son: los medios de comunicación, las reglas y una herramienta de organización del trabajo.

Aparte del e-mail, Telegram, Whastapp, Slack, Google Met y Zoom, son los medios de comunicación estrella de una asistente virtual de hoy.

El e-email lo dejaría para comunicaciones más formales relacionadas con contratos, negociaciones, pagos, etc. Para que el correo electrónico sea tu aliado lo mejor es usar el método Inbox cero. Con él se consigue que la bandeja de entrada permanezca vacía o casi vacía, clasificando, archivando y respondiendo todos emails de forma eficiente. Así sabrás si un e-majl ha sido contestado o no y dónde ubicarlo. Algo que a priori parece elemental y sencillo da lugar a errores en más ocaciones de las que nos gustaría y puede suponer la pérdida de un potencial cliente o de un cliente.

Como herramientas de comunicación instantánea tenemos Telegram, Whastapp y Slack. Me decanto por las dos primeras. Descarto Slack porque se generan conversaciones eternas, con hilos, hilo del hilo, etc. que producen confusión. En todo caso, estas herramientas las usaría para comunicaciones breves o de tipo recordatorio, no para hablar sobre una tarea o sobre algo que requiera de una conversación más larga y compleja y ahora te explico el motivo. Al ser la comunicación instantánea, esta es provechosa en el instante en que se produce, pues todo el mundo conversa a la vez y la fluidez, espontaneidad e ideas surgen en el momento vivo de la conversación. Aunque la que se ha hablado quede grabado y puedas consultarla después, es frecuente que se generen conversaciones muy largas, con muchas palabras o frases que no son relevantes…por lo que leerlas después se hace tedioso, ocupa mucho tiempo y hace que uno miembro del equipo que no estuviera presente en ese momento tenga que volver a preguntar sobre ella.

Por último, tenemos Zoom y G. Meet para las videoconferencias. Recomiendo usarlas para hablar en profundidad sobre cualquier tarea o aspecto del trabajo y también para hacer el trabajo más cercano, social y cálido, recordando así que detrás de la pantalla hay alguien de carne y hueso. En mi experiencia, usar estas herramientas compartiendo pantalla es el mejor modo de aclarar algún asunto o duda que esté entorpeciendo el trabajo, siendo lo más parecido a tener a tu compañero codo con codo en la oficina. 

¡Ay… las reglas! Desde que el hombre vive en sociedad necesita reglas, de no existir todo sería un caos. No es necesario un cumplimiento escrupuloso de ellas; eso sería asfixiante y un sinsentido cuando surja algún imprevisto que haga imposible su aplicación; así que, reglas sí, pero con flexibilidad claro. Las reglas las define el líder o se hacen entre todos los miembros del grupo. Entre las reglas a elegir se recomiendan estas: 

– Grupo para temas personales aparte: que no todo sea teletrabajar en grupo. Como el roce hace el cariño es probable que haya buena relación y que apetezca hablar de temas personales. Para respetar el espacio de trabajo y no generar desorden esto se hará en otro grupo.

– Horarios de trabajo grupal: definir un horario para hablar sobre las tareas es crucial para que el trabajo sea productivo por los motivos que hemos explicado más arriba. El problema es que el teletrabajo invita a que cada uno trabaje en el horario que le venga bien ya sea porque uno es más productivo por la mañana y otro por la tarde, porque se trabaja desde países diferentes o por otras razones. Esto puede dar lugar a descoordinación. Por eso se recomienda establecer un horario siempre que se pueda.

– Votaciones: cuando haya que decidir algo se puede votar el asunto en cuestión mediante encuestas en Telegram. Es fácil y rápido.

– Audios si,  de 1 minuto máximo por favor: a veces transmitir una idea escribiendo es lento y engorroso. Un audio cortito es súper práctico.

– Plazos de entrega: una de las mayores ventajas del teletrabajo es la libertad. Cada uno trabaja cómo y cuándo quiere siempre que las tareas estén entregadas en unos plazos establecidos.

– Respeto de las propias reglas. Suena irónico, ¿verdad? Pues no te imaginas la cantidad de veces que se incumplen. Tanta libertad no es fácil de gestionar y por eso es importante recordar las reglas cuando se incumplan. Todo es cuestión de práctica.

Existen miles de herramientas digitales para la organización y reparto de las tareas en grupo: Trello, Asana, Notion…Mi favorita, sin duda alguna, es Notion.  Es muy intuitiva por lo que su uso resulta sencillo. Puedes ver el flujo de trabajo, las personas encargadas de cada tarea, organizar las tareas por prioridad temporal, añadir comentarios, archivos, enlaces…Te permite de un solo vistazo hacerte una idea de cómo va el flujo de trabajo y ser muy resolutivo. Te dejo aquí el enlace www.notion.com .

Teletrabajo en grupo y liderazgo

La existencia de un líder dependerá del origen del grupo en sí. Generalmente, un líder es un elemento de orden y productividad. Todo dependerá de las preferencias del grupo…hay  quien funciona mejor con un líder que marque las pautas y quien se siente más a gusto trabajando entre todos. Si te contratan en una empresa digital grande que trabaja en grupo con roles ya establecidos y con la figura de un líder poco hay que decir. Sin embargo, si el grupo surge entre varias personas “iguales” tal vez sea mejor un funcionamiento libre. 

En cualquier caso, si hay un líder este debe conocer bien las skills de los miembros de su equipo para saber qué se le da mejor a cada uno, saber cuando “apretar un poco las tuercas” para que cada uno de su mejor versión y también cuando aflojar para dejar respirar, saber también si un miembro funciona mejor con un estilo más directivo y otro necesita un poco más de libertad y solo algo de supervisión. 

Sentimiento de teletrabajo grupo

La pertenencia a un grupo es una necesidad para el hombre. El vínculo entre los miembros del grupo hace que este, simplemente, funcione. No siempre sentimos feeling con las personas de nuestro grupo pero sí se pueden hacer cositas para potenciar el vínculo: elegir un nombre de equipo que os represente, definir unos valores y hacer un diseño bonito con una foto grupal.

Buena actitud como ingrediente mágico

Y, para terminar, el ingrediente estrella de la receta: un poco de buena actitud y ganas. Parece una tontería pero no. Una actitud positiva marca la diferencia.